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Richtlinien Datenübergabe

Beschaffung von Archivdaten & Allgemeine Richtlinien der Datenübergabe

Allgemeines

Diese Regelungen betreffend die Datenübergabe gelten ergänzend zu unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen und werden bei der Auftragserteilung durch den Auftraggeber als akzeptiert. Sie regeln folgende Geschäftsvorgänge, die ausschliesslich nach der Auftragsübergabe stattfinden:

  • Wiederbeschaffung verlorener Daten, erneute Zustellung von Daten nach abgeschlossenem Auftrag
  • Weiterleitung von Daten an Dritte nach abgeschlossenem Auftrag (Agenturen, Endkunden, Private)
  • Nachforschungen im Datenarchiv ohne bekannte Bildnahmen, Auftragsnummer, Auftragsdatum
  • Transformationen in andere Formate, Umwandlungen von Dateiformaten
  1. Nicht der Fotograf, sondern der Kunde für die Aufbewahrung, Weiterleitung und für das Recherchieren in den von uns abgegebenen Sammlungen von Fotos verantwortlich.
  2. Der Kunde ist für die Aufbewahrung für die Daten verantwortlich. Der Fotograf hat das Recht, jedoch nicht die Pflicht, Daten der Aufträge aufzubewahren. Im Falle verlorengegangener Daten kann der Fotograf für die Umtriebe und den Aufwand für die Datenaufbewahrung für die Wiederbeschaffung der Daten eine Umtriebsentschädigung verlangen (s. nachfolgende Preise).
  3. Der Kunde muss dem Fotografen bereits beim Angebot, spätestens jedoch bei der Auftragserteilung mitteilen, in welcher Form die Datenübergabe stattfinden soll. Für die gewünschte Übergabeform muss er sicherstellen, dass bei ihm die technischen Voraussetzungen gegeben sind, wie beispielsweise ob ein CD-Laufwerk vorhanden ist, ob die Daten überhaupt elektronisch zugestellt werden können (bei Konzernen wie etwa Banken gibt es strenge Vorschriften), welche Datengrösse per Mail vom Provider im Posteingang entgegengenommen werden können. Der Kunde wählt eine geeignete aus den von uns angebotenen Übergabeformen an.
  4. Pro Auftrag ist jeweils eine Datenablieferung enthalten. Der Kunde erklärt sich damit als einverstanden, die Daten innerhalb von 14 Tagen herunterzuladen, falls die Datenübergabe mit der Software WE-Transfer stattfinden.
  5. Findet eine Übergabe mit der Software WE-Transfer statt, so erklärt sich der Kunde ausdrücklich mit den Geschäftsbedingungen des Drittanbieters dieser Software (WE-Transfer) als einverstanden.

Zusätzliche Archivrecherchen, das Datenhandling und die Aufbewahrung der Daten oder gar das visuelle durchsuchen von Fotosammlungen sind mit Umtrieben und hohen IT-Kosten verbunden. Dieser klare zeitlichen Mehraufwand muss aus kapazitätsgründen verrechnet werden, da es sich bei solchen Anfragen nicht um Einzelfälle handelt. Oft wurden wir von Auftraggeber oder gar Drittpersonen, die durch unsere Auftraggeber Daten erhalten sollen, für solche Dienstleistungen angefragt, in der Meinung, dies sei kostenlos und nur ein kleiner "Handgriff". Wir möchten deshalb ausdrücklich mitteilen, dass der Kunde für die Aufbewahrung und die Datensicherung selbst verantwortlich ist. Gehen Daten verloren, oder besteht aus durch uns nicht verschuldete Gründe kein Zugriff auf die Daten, so besteht selbstverständlich die Möglichkeit, gegen entsprechende Umtriebsentschädigung durch uns die Daten (erneut) zu beschaffen, da wir durch aufwändigste IT-Lösungen alle Daten archivieren.

Für den Fall, dass durch uns verschuldete Gründe die Daten erneut beschaffen werden müssen, wie beispielsweise nicht lesbare DVD's oder CD's, sofern es nicht um unkompatible Laufwerke handelt, sorgen wir selbstverständlich kostenlos für eine Erneute Zustellung. Die Reklamation von nicht lesbaren Datenträger muss allerdings sofort und schriftlich (innert drei Tagen nach Übergabe) erfolgen. Die erneute Zustellung von Daten beinhaltet keine weiteren Dienstleistungen wie Bildbearbeitung, Retuschen, Farbumwandlungen etc., die nicht im ursprünglichen Auftgrag bereits geordert und bezahlt wurden, sondern lediglich die Wiederbeschaffung von bestehenden Auftragsdaten, die bereits abgegeben wurden. Sonderwünsche für Bildbearbeitung werden separat offeriert und verrechnet.

Gegen Vorauszahlung verrechneten wir auch Recherchen von Rohdaten, wenn beispielsweise die Frage auftaucht, ob von einer Serie von Bildern nicht doch noch weitere Bilder vorhanden wären, die vielleicht im Ausschuss sich befinden. Selbst eine Recherche ohne Resultat wird in Rechnung gestellt. Wir haben ausserdem nicht die Pflicht, solche Recherchen durchzuführen. Es ist alleine unsere Entscheidung, ob wir Daten aufbewahren oder nicht und treten in unseren AGB die Pflicht für die Aufbewahrung der Daten an den Kunden ab. Wir verlangen für die Archivrecherchen eine Vorauszahlung und behalten uns vor, die Daten erst nach Zahlungseingang herauszugeben. Bei Auftragserteilung wird genau festgelegt, in welchen Formaten und Auflösungen und in welcher Übergabeform das Bildmaterial abgegeben wrid. Es bestehen keine weiteren Ansprüche. Weitere Vereinbarungen müssen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer schrifltich geregelt werden. Es gelten unsere AGB.

Online Übergabe

Durch WE-Transfer abgegebene Datenlieferungen sind innert 14 Tagen herzunter zu laden. Anschliessend werden erneute Datenlieferungen kostpflichtig. Die Datengrösse und Auflösung sowie Bildformate (PSD, JPG, TIF etc.) werden bei der Auftragserteilung verbindlich definiert. Anschliessende Transformationen in neue Dateiformate werden nach Aufwand in Rechnung gestellt, wobei wir es uns vorbehalten, Daten erst nach eingegangener Vorauszahlung zu liefern. Die in Fotogalierien mittels Downloadlink zur Verfügung gestellte Bilder haben eine maximale Aufösung von 1500 Pixel an der langen Kante. Nur per WE-Transfer können Daten als ganze Ordner in voller Auflösung abgegeben werden. Es werden keine Fotos aussortiert und Teilübergaben abgegeben, dies erfolgt durch die Auftraggeber. Reklamationen infolge zu langsamer Internet-Verbindungen der Kunden werden nicht als durch uns mangelnde Abgabe-Dienstleistung akzeptiert, sofern eine Online-Übergabe bestellt wird, und es obliegt dem Auftraggeber, sich über dessen Internet-Bandbreite zu informieren, um in diesem Fall bei uns zum Vornherein ein USB-Stick oder ein anderes Medium für die Datenübergabe zu bestellen. Der Auftraggeber erklärt sich ausserdem mit den Geschäftsbedingungen und Regelungen des Anbieters WE-Transfer vollumfänglich als einverstanden.

Nomenklatur der Daten

Unsere Daten haben eine bestimmte Nomenklatur, die aus der Art des Auftrages und der Laufnummer des Auftrages und der anschliessenden Bildnummer besteht. Im Falle einer Wiederbeschaffung von Daten, insbesondere die Beschaffung von Einzelbilder, müssen diese Bildnummern bekannt sein. Wird ein Bild beispielsweise umbenannt infolge Verwendung auf einer Webseite, und unsere Namensgebung abgeändert, so hat dies im Falle einer Wiederbeschaffung einen erheblichen Mehraufwand zur Folge, da Bilder im Archiv optisch nach einem Musterbild abgegleichen und nachgeforscht werden müssen (Foto für Foto). Dieser Aufwand würde in einem solchen Fall individuell begutachtet, von uns von Fall zu Fall offeriert und anschliessend in Rechnung gegen Vorauszahlung gestellt. Ein Mehraufwand ensteht auch, falls die Auftragsnummer unbekannt ist, sowie das Auftragsdatum/Jahr oder gar der bei uns erfasste Kundenname.

Es folgen einige Preislisten betreffend Datenhandling/Datenabgabe, die bei der Auftragserteilung und gemäss unseren AGB als akzeptiert gelten und von uns angewendet werden:

Preisbeispiele erneute Datenzustellung

Dienstleistung Preis
  Recherche mit bekannter Auftragsnummer & Abgabe per WE-Transfer CHF 80.-
  Recherche mit bekannter Auftragsnummer & Abgabe per CD/DVD CHF 135.-
  Recherche mit bekannter Auftragsnummer & Abgabe per USB-Stick CHF 150.-
  Zusätzl. Archivrecherche ohne bekannte Auftragsnummer, ohne bekanntes Jahr, ohne
bekannter Kundenname (exkl. Übergabe)
CHF 160.-/h
  Zusätzl. Archivrecherche manueller Bildabgleich / pro Stunde (exkl. Übergabe) CHF 160.-
  Aussortieren von RAW-Daten pro Stunde (exkl. Übergabe) CHF 160.-
  Änderung Bildauflösung, erneute Transformationen pro Stunde CHF 160.-
  reine Zustellung WE-Transfer 0-5 GB exkl. Recherche CHF 30.-
  reine Zustellung DVD per Post exkl. Recherche CHF 80.-
  reine Zustellung USB-Stick per Post exkl. Recherche CHF 80.-
  reine Zustellung DVD-Cover per Post exkl. Recherche CHF 120.-

reale Beispiele von Datenwiederbeschaffungen

  • Erneute Zustellung bei vorhandener Bild-und Auftragsnummer (Nomenklatur wie abgegebene Originaldaten!) CHF 80.- für ein Einzelbild/Einzelauftrag; Zustellung We-Transfer (Link) und innert 14 Tagen aktiv (zusätzlich auf CD-DVD CHF 80.-); Bild in drei verschiedenen JPG-Auflösungen (S, L, M)
  • Zustellung der Daten eines ganzen Reportage-Auftrages ohne Änderung der Originaldaten; Daten bis 5 GB auf USB-Stick, Auftragsnummer war bekannt: CHF 150.-
  • Zustellung der Daten eines ganzen Reportage-Auftrages ohne Änderung der Originaldaten; Daten bis 5 GB per WE-Transfer, Auftragsnummer war unbekannt: CHF 240.-
  • Zustellung der Daten eines Auftrages mit 800 Bilder, mit Änderung der Originaldaten in neue Formate/Auflösungen inkl. Abgabe per WE-Transfer, CHF 350.-

Es wird Ihnen in jedem Fall vorab ein Angebot gemacht und eine Rechnung für die Vorauszahlung gestellt! Link zur Bankverbindung

Sonderfälle

  • Bei Grosskunden ab CHF 15 000 Umsatz die ersten beiden Male kostenlos
  • Stammkunden ab drei Aufträgen das erste Mal kostenlos
  • Konzernkunden ab CHF 100 000 Umsatz 10 x kostenlos

Warum wir das verrechnen müssen

Die Anfragen der Beschaffung unserer Bilddaten derart zugenommen, als ob wir eine Schnittstelle für den Transfer unserer Daten wären. Leute in Büros oder auch Private, die den Überblick in ihrer Ordnung verloren haben, greifen zum Telefonhörer und fordern ihre Fotos an. Bei einer Datenmenge, die sich in den letzen 16 Jahren Selbständigkeit und den über 1300 registrierten Kunden angehäuft hat, würde bald die Gründung einer Bildagentur ermöglichen, wären es nicht Daten von Auftraggeber, die urheberrechtlich geschützt sind.

Ist ein Auftrag einmal abgeschlossen und im Archiv abgelegt, bedeutet jede Beziehung zu diesem Auftrag eine neue Anlegung von Archivdaten und neuem administrativem Aufand (Termine, Verantwortung, laufende Aufträge, die ebenfalls auszuführen sind. Deshalb erachten wir ab dem Jahr 2016 solche Anfragen betreffend Datenwiederbeschaffung als einen ganz normalen Aufträge, und übernehmen das auch sehr gerne. Wir verrechnen hierfür

  • Zeitlicher Aufwand für Durchsuchen unseres Archivs
  • Zeitlicher Aufwand für die Führung unseres Bildarchivs und der Kunden-Datenbank inkl. der Betreuung solcher Sofware-Lösungen wie das Katalogisieren
  • Material kosten, Lagerkosten, Buchhaltungskosten, Bürokosten
  • Immense Kosten unserer Informatiklösungen (über CHF 60 000)
  • physischer Schutz vor Diebstahl (Panzertüre Serverraum, Alarmanlage mit Alarmempfangszentrale)
  • Zeitaufwand für Lösungen von Jährlichen Backups der Daten ausser Haus

Sie sehen, Ihre Daten sind nicht einfach zufällig unter Millionen von Assets mit einem Rechtsklick griffbereit, und wir betreiben ausserdem einen immensen finanziellen und zeitlichen Aufwand, damit wir Ihnen jederzeit Daten zur Not zusenden können. Selbstverständlich hat das seinen Preis, den Sie auch sicher wertschätzen. Es lohnt sich auf der anderen Seite jedoch für Sie, wenn Sie Ihre Daten nach dem Auftrag sorgfältig ablegen und ein Back-Up Ihrer Daten erstellen. Überlegen Sie sich ausserdem vor Auftragserteilung genau, welche Daten Sie bei uns anfordern (Grösse der Bilder, Dateiformate und die Übergabeform), eine anschliessende erneute Daten-Wiederbeschaffung und deren Zustellung/Transformation kann sehr aufwändig und kostspielig werden und ist im Auftrag nicht enthalten.